آشنایی با سامانه‌ی مدیریت پایگاه‌های سازمانی بزرگ
و پایگاه دانشگاه و دانشکده
سامانه‌ی مدیریت محتوا
نرم‌افزار اصلی یکتاوب یک سامانه‌ی مدیریت محتوا (CMS) است که برای مدیریت الکترونیک فرآیندهای آموزشی، پژوهشی و اطلاع‌رسانی طراحی شده است. برنامه‌های مدیریت محتوا، ابزارهایی دارند که به مدیران پایگاه اجازه می‌دهد مجموعه‌ای گسترده و پویا از اطلاعات گوناگون را به سادگی مدیریت کنند. برای کار با این برنامه‌ها آشنایی با مفاهیم پایه‌ای کار با رایانه کافی است و نیازی به دانستن زبان‌های برنامه‌نویسی نیست. از این رو، مدیران پایگاه می‌توانند در راستای هدف‌ها و نیازهای سازمانی خود به تغییر در ساختار و محتوای پایگاه بپردازند.
یکتاوب ویژگی‌های اغلب سامانه‌های مدیریت محتوا را دارد اما ویژگی‌های بنیادی یکتاوب در سامانه‌های دیگر کمتر دیده می‌شود:
1. انعطاف‌پذیری بسیار بالا
با یکتاوب می‌توان چگونگی نمایش صفحات و مطالب را در صفحه‌های اصلی و فرعی تعیین کرد و تغییر داد. قالب‌های گوناگونی نیز طراحی شده است تا سیمای پایگاه اینترنتی و بخش‌های آن بسته به نوع پایگاه و سلیقه‌ی مدیران یا کاربران تعیین شود.
2. راه‌اندازی آبشاری زیربخشها
با یکتاوب می‌توان زیربخشها را به صورت پایگاه‌های مستقل در دل پایگاه اصلی ساخت. این روند می‌تواند مانند یک آبشار در زیر بخش‌ها نیز انجام شود، چنان‌که هر یک از مدیران زیربخشها می‌توانند زیربخشها و صفحات جدیدی به زیربخش خود بیفزایند.
3. تغییر کاربری پایگاه
با یکتاوب می‌توان کاربری پایگاه یا بخشی از آن را از پایگاه اینترنتی عمومی به پایگاه ویژه‌ی برگزاری همایش یا مدیریت الکترونیک مجله تغییر داد. این تغییر به صورت هوشمند و همراه با تغییر اصطلاحات، فرم‌ها و امکانات بخش مدیریت انجام می‌شود.
4. سطوح دسترسی متفاوت
با یکتاوب می‌توان برای کاربران مختلف سطح دسترسی متفاوت تعریف کرد که می‌تواند همراه با انتقال امکانات مدیریت به سطوح پایین‌تر باشد. مدیر یک بخش یا زیربخش می‌تواند از امکانات برنامه فقط برای تنظیم و توسعه بخش یا زیربخش خود بهره ببرد. زیربخش های می توانند به صورت بسیار پیشرفته ای با هم مورد مقایسه قرار گیرند و عملکرد مدیران آنها به دقت مورد ارزیابی قرار می گیرد.
5. تغییر زبان برنامه
با یکتاوب می‌توان پایگاه اینترنتی چندزبانه راه‌اندازی کرد. هم‌اکنون برنامه برای دو زبان فارسی و انگلیسی مناسب‌تر است، اما چون مطالب پایگاه در پوشه‌های جداگانه جای می‌گیرند، امکان افزودن زبان‌های جدید وجود دارد.
امکانات و قابلیت‌های سامانه‌ی مدیریت محتوا
ویژگی‌های پایگاه
• طراحی سازمان‌یافته و مطابق با الگوهای استاندارد طراحی وب
• امکان راه اندازی زیربخش های مجزا با قابلیت مقایسه و ارزیابی دقیق و پیشرفته
• امکان تغییر قالب و زبان کل برنامه و سازگار به دو زبان فارسی و انگلیسی
• امکان ایجاد پرونده‌ی پشتیبان از بانک اطلاعات و پوشه‌های سرور
• ایجاد موتور جستجوی خودکار برای مطالب پایگاه
• امکان ارتباط با سامانه‌ی ملی مدیریت علم و فناوری
• امکان تبادل پرونده با سرویس‌دهنده‌ی وب به صورت ftp یا http
• امکان گزارش‌گیری از بانک اطلاعاتی پایگاه و اطلاعات مختلف پایگاه
• امکان معرفی کتاب و پایگاه اینترنتی در پایگاه با امکانات پیشرفته
• امکان ایجاد آلبوم تصاویر در پایگاه
مدیریت پایگاه
• قابلیت انجام تنظیمات اصلی وبگاه به صورت برخط
• امکان افزودن و ویرایش سریع و موثر صفحات و مطالب
• قابلیت تغییر چینش صفحات و نمایش مطالب
• امکان افزودن بلوک‌های متنی و تصویری به حاشیه‌ی پایگاه
• امکان تعریف مدیران صفحات و مدیران بخش‌ها
مدیریت کاربران
• دارا بودن قابلیت عضوگیری و مدیریت کاربران
• امکان تعریف سطح دسترسی برای کاربران
• امکان تعریف صفحه‌ی شخصی برای کاربران
• امکان تعریف تالارهای بحث و گفت‌وگو
ارتباط با کاربران
• امکان دریافت و ثبت برخط تماس‌ها و سفارش‌ها با پر کردن فرم
• ارسال پست الکترونیک دسته‌جمعی (eMailer Pro)
• امکان بکارگیری سرویس خبرنامه‌ی الکترنیکی در وبگاه
• امکان تعامل با کاربران به صورت پرسش و پاسخ
• امکان ارسال پیامک (SMS) برای کاربران و گروه‌های طبقه‌بندی شده افراد
امکانات ویژه
دانشکده‌ها، گروه‌های آموزشی، پژوهشکده‌ها، واحدهای ستادی و کاری و مراکز تحقیقاتی دانشگاه می‌توانند پس از ایجاد زیر بخش در پایگاه اصلی، اقدام به بروز رسانی وبگاه مجموعه‌ی خود نمایند. برخی از قابلیت‌های سامانه به شرح زیر است:
• امکان مشارکت همه‌ی ارکان دانشگاه در تولید اطلاعات
• امکان تخصیص دسترسی زیربخشها و صفحات به نمایندگان دانشکده و پژوهشکده
• ایجاد ساختار و نمای مشترک زیربخش‌های وب به تفکیک دانشکده و پژوهشکده
• قابلیت انجام تنظیمات اصلی دانشکده‌ها و بخش‌ها به صورت برخط
• آگاهی از رخدادهای بیرون از دانشگاه و دیدگاههای جامعه
• تبعیت از روش‌های استاندارد انتقال اطلاعات بین سایت‌ها
• برقراری ارتباط موثر با همه‌ی دانشجویان و کاربران
• امکان انجام نظرسنجی از دانشجویان و کاربران
• امکان ایجاد و ارسال خبرنامه الکترونیکی به دانشجویان وکاربران
• امکان ایجاد آلبوم تصاویر برای هر زیربخش وب
• امکان پایش و رتبه‌بندی زیربخش‌های وب سازمانی به صوت نیمه خودکار
• امکان استفاده از سامانه پیشرفته CV یا زندگینامه اعضای هیات علمی
• امکان دسته‌بندی اعضای هیات علمی در دانشکده‌ها و گروه‌ها
• امکان استفاده از سامانه‌ی پیشرفته ثبت نام آزمون استخدامی دانشگاه
• امکان استفاده از سامانه‌ی پیشرفته ثبت نام نیروهای طرحی (ویژه‌ی دانشگاه‌های پزشکی)
• امکان استفاده از سامانه‌ی پیشرفته‌ی گردآوری خودکار اخبار مرتبط از خبرگزاری‌ها
توضیح
یکتاوب افزار شرق سعی نموده است با بررسی مداوم استانداردها و نرم افزارهای معتبر دنیا، و نیز با شناخت بسترها و نیازها و روش‌های کاری داخلی، نسبت به به‌سازی و بومی‌سازی فرآیندها و استانداردهای دریافت، داوری و انتشار مقالات و پژوهش‌ها اقدام نماید. در این راستا شرکت یکتاوب با همکاری دانشگاه‌های معتبر کشور (مثل دانشگاه علوم پزشکی تهران) و طی قراردادهایی، کار معرفی و تصویب قوانین و مستندات تبادل داده‌های مقالات و سایر اقلام پژوهشی دانشگاه‌ها و مجلات علمی (خروجی‌های منظم XML) را برای معاونت تحقیقات وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی(پایگاه system.hbi.ir) و سامانه‌های تبادل داده‌ی مشابه برای وزارت علوم، تحقیقات و فناوری (با همکاری پژوهشگاه فناوری اطلاعات ایران یا IRANDOC) انجام داده است.