| با توجه به رشد روزافزون اطلاعات و پيشرفت فناوريهاي الكترونيك، مدیران سازمانهاي بزرگ به سامانههاي مدیریت اطلاعات بيش از پيش نياز پيدا كردهاند. سامانههاي اطلاعاتي كه برپايهي اينترنت باشند، ميتوانند مانند كارگزاراني تمام وقت و خستگيناپذير براي مديران، كاركنان و مراجعان انجام وظيفه كنند. سامانهي مديريت اطلاعاتي يكتاوب يكي از كارآمدترين آنها و جايگزين مناسبي براي روشهاي سنتي گردآوري و مديريت اطلاعات است.
مقدمه
سامانهي مديريت اطلاعاتي زيربخشي در يكتاوب است كه براي انجام سريعتر روندهاي پيچيدهاي مانند ساختن فرمهاي گوناگون، تكميل و بررسي چند مرحلهاي فرمها، ثبت سفارشها و رهگيري روندهاي گردش كار به صورت الكترونيك طراحي شده است. ساختار كلي نظام جامع اطلاعاتي يكتاوب چنين است:
توانمنديهاي اين سامانه
- مديريت الكترونيك فرآيند استخدام و ارزشيابي كاركنان
- امكان ساخت فرمهاي گوناگون بر پايهي نياز سازمان
- امكان مشاركت همهي اعضاي سازمان در توليد اطلاعات
- ثبت الكترونيك سفارشها و رهگيري آنها
- تعيين سطح دسترسي افراد براي بررسي اطلاعات
- گزارشگيري اثربخش از واحدهاي سازماني
نمايي از مراحل كار
-
فرمهاي دلخواه خود را در بخش مديريت فرمها بسازيد و پرسشهاي مورد نظر را به هر فرم بيفزاييد.
-
فرمهاي ساخته شده را در قالب يك يا چند فرآيند دستهبندي كنيد.
-
افرادي را كه ميخواهيد به عنوان مدير نظام اطلاعاتي در سامانه حضور داشته باشند، از بخش مديريت كاربران در برنامه ثبت كنيد و سپس از بخش معرفي مديران نظام اطلاعاتي به آنها دسترسي بدهيد.
-
در بخش تنظيم دسترسي افراد، افراد مورد نظر براي دسترسي به هر فرم و نوع دسترسي آنها را مشخص كنيد.
-
نشاني فرمها (misu.php براي كاربران عادي، mism.php براي مديران) را در صفحات خود معرفي كنيد.
به ياد داشته باشيد:
-
در بخش ايجاد دسترسي كاربران براي پر كردن فرمها، بايد عبارت "مشاهده فرم"را نيز انتخاب كنيد.
-
محل دسترسي كاربران به فرمها فقط از صفحهي misu.php است. بنابراين نشاني اين صفحه يا لينك فرمهاي فهرست شده در اين صفحه را در اختيار آنها بگذاريد. كپي كردن نشاني از بخش مشاهدهي ويژهي مدير برنامه باعث دسترسي نادرست كاربران خواهد شد.
مديريت فرمها
در سامانهي مديريت اطلاعاتي يكتاوب، فرمها به بخشهايي تقسيم ميشوند و هر بخشها ميتواند چند پرسش داشته باشد. انواع پاسخهايي كه هنگام افزودن پرسشها ميتوان در نظر گرفت، عبارتند از:
- متن كوتاه يك خطي
- متن بلند چند خطي
- انتخاب يك گزينه از بين چند گزينه
- انتخاب چند گزينه از بين چند گزينه
- فراگذاري فايل از سوي پركننده
- فرم پاسخهاي جدولي (چند رديف و چند ستون)
- تاريخ شمسي
- تاريخ ميلادي
براي ساختن فرم مورد نظر:
-
به بخش نظام مديريت اطلاعاتي> مديريت فرمها برويد و دكمهي افزودن فرم جديد را كليك كنيد.
-
نام فرم، حق دسترسي، فرمهاي پيشنياز و ديگر تنظيمهاي مورد نظر را تعيين كنيد.
-
به مديريت فرمها بازگرديد و روي دكمهي بخشها (Parts) كليك كنيد. نخست يك بخش جديد و سپس پرسشهاي آن بخش را تعيين كنيد. هنگام افزودن پرسشها، نوع پاسخ را نيز انتخاب كنيد.
-
اگر پاسخ پرسش مورد نظر دو يا چند گزينه دارد، روي دكمهي پاسخها (Answers) كليك و گزينهها را تعيين كنيد.
-
مراحل گفته شده را بار ديگر انجام دهيد تا همهي بخشها و پرسشهاي فرم را تعيين كنيد.
به ياد داشته باشيد:
-
ممكن است در برنامه فرمهاي پيشفرض وجود داشته باشد. شما ميتوانيد اين فرمها را ويرايش يا حذف كنيد.
-
براي ساختن سريعتر فرمها ميتوانيد از دكمههاي افزودن جمعي فرمها، بخشها و پرسشها كمك بگيريد.
-
اگر در پايگاه نشريه يا همایش به ساختن فرم داوري بپردازيد، با فرستادن هر مقاله براي داوران، فرمهاي داوري به صورت خودكار در دسترس آنها قرار ميگيرد.
مديريت فرآيندها
هنگامي كه براي انجام يك فرايند اطلاعاتي به پر كردن چند فرم نياز باشد، بايد آن را به صورت يك فرايند به برنامه معرفي كنيد. شما بايد براي هر يك از مراحل اين فرايند فرم ويژهي آن را طراحي كنيد. پس از انجام اين كار:
-
به بخش نظام مديريت اطلاعاتي> مديريت فرايندها برويد و دكمهي افزودن فرايند را كليك كنيد.
-
نام فرايند و فرمهاي مربوط به آن را به ترتيب دلخواه در كادرها وارد كنيد.
-
روش دسترسي به فرمها را تعيين كنيد، يعني به ترتيب كدها نمايش داده شوند يا به صورت تصادفي.
-
اگر كاربران پيش از پر كردن فرمها بايد سند ويژهاي را ببينيد، كد سندهاي مورد نظر را نيز وارد كنيد.
-
فرآيندهاي تعريف شده را در صفحهي مديران يكتا (mism.php) و صفحهي كاربران يكتا (misu.php) ميبينيد. براي ديدن اين صفحات و معرفي آن به كاربران به بخش راهنماي صفحات و پيوندها برويد.
به ياد داشته باشيد:
مديران نظام اطلاعاتي
مديران نظام اطلاعاتي كساني هستند كه ميتوانند به ساخت فرم يا ويراش آنها بپردازند و از پاسخها وارد شده به فرمها گزارش بگيرند. براي معرفي مديران نظام اطلاعاتي به برنامه:
- به بخش نظام مديريت اطلاعاتي> مديران نظام اطلاعاتى برويد و دكمهي افزودن مدير جديد را كليك كنيد.
- مديران مورد نظر را از ميان كاربران برنامه برگزينيد و دكمهي تاييد را بزنيد.
- چنانچه كاربر مورد نظر در برنامه ثبت نشده است، نخست از بخش مديريت كاربران وي را در برنامه عضو كنيد.
به ياد داشته باشيد:
تنظيم دسترسي افراد در اين بخش ميتوانيد ويژگيهاي دسترسي افراد به فرمها و فرآيندها را تنظيم كنيد. دسترسي افراد در سه سطح كاربران عمومي (ثبت نشده در برنامه)، كاربران ثبت شده و مديران دستهبندي شده است كه ميتوان براي هر يك از آنها و براي هريك از فرمها به نحو دلخواه دسترسي را تنظيم كنيد. شما ميتوانيد مشخص كنيد چه كاربراني چه فرمهايي را ببينند، امكان ويرايش داشته يا نداشته باشند و آيا نتايج را ببينند يا نه. همچنين ميتوانيد مشخص كنيد چه مديراني فرمها را تاييد كنند يا امكان ويرايش آنها را داشته يا نداشته باشند.
ويژگيهايي كه براي دسترسي مديران ميتوان در نظر گرفت، عبارتند از:
- مشاهدهي فرم
- پركردن فرم
- ويرايش فرم
- مشاهدهي نتايج
گزارشگيري
شما ميتوانيد از پاسخهاي وارد شده در فرمهاي برنامه، گزارش به دست آوريد. همچنين ميتوانيد گزارشها را به صورت دلخواه سفارشي كنيد و با عنوان مشخصي در برنامه نگه بداريد. براي اين كار:
-
به بخش نظام مديريت اطلاعاتي> گزارشگيري برويد و دكمهي گزارش جديد را كليك كنيد.
-
يكي از فرمها را براي گزارشگيري انتخاب كنيد.
-
بخشهايي از فرم را كه ميخواهيد گزارشگيري شوند، تعيين كنيد.
-
اكنون با كمك دستورهاي سادهاي كه در برنامه آمده است، گزارش را سفارشي كنيد. (يعني، مشخص كنيد كه چه دادههايي در گزارش بيايد يا نيايد. براي مثال، ميتوانيد مشخص كنيد پاسخ كاربراني در گزارش بيايد كه متولد سال، ماه يا روز خاص هستند.)
به ياد داشته باشيد:
-
براي اين كه مديران نظام اطلاعاتي گزارش فرمها را ببينند، فرمها بايد از راه فرآيند تعريف شده پر شوند نه از طرف مدير پايگاه.
-
اگر ميخواهيد از بازهي زماني مشخص گزارش بگيريد بايد تاريخهاي مورد نظر خود را به زمان يونيكس تبديل كنيد. ابزار تبديل در برنامه وجود دارد.
|
