مقدمه:
شكي در اين نيست كه سيستمهاي مبني بر وب (يا تحت شبكه) ميتوانند گرهگشاي بسياري از مشكلات سازمانهاي بزرگ باشند و به عنوان مشاورين آگاه، مطمئن، تمام وقت و خستگيناپذير براي مديران، كاركنان و مراجعان انجام وظيفه نمايد. البته اين امر زماني تحقق مييابد كه انتخاب سيستم به صورت هوشمند و هدفمند و با مطالعات كافي انجام شوند.
افزونه نظام جامع اطلاعاتي برنامه يكتا زيربخشي است كه براي انجام روندهاي پيچيده سازمانها (از قبيل ايجاد، تكميل و بررسي چند مرحلهاي فرمها، ثبت سفارشات و رهگيري روندهاي گردش كار) تهيه شده است. هدف از ايجاد اين افزونه تسريع و تسهيل امر جايگزيني روشهاي سنتي انجام امور با راهكارهاي الكترونيك است. اين هدف با سادهكردن روندهاي گردش كار و ايجاد افزونههاي كارآمد و موثر و در عين حال با ظاهري ساده و قابل فهم انجام ميشود. براي اين منظور ساختار زير براي كل سيستم در نظر گرفته ميشود:
براي تسهيل كار با برنامه خلاصهاي از آنچه بايد در بخش نظام اطلاعاتي انجام شود در زير ارائه ميشود:
1- فرمهاي دلخواه خود را در بخش مديريت فرمها بسازيد و سپس بخشها و پرسشهاي مورد نظر را به هر فرم بيفزاييد.
2- فرمهاي ساخته شده را در قالب يك يا چند فرآيند دسته بندي كنيد.
3- افرادي را كه قرار است به عنوان مدير نظام اطلاعاتي در سيستم حضور داشته باشند را از بخش مديريت كاربران در برنامه ثبت كرده و سپس از قسمت معرفي مديران نظام اطلاعاتي به آنها دسترسي بدهيد.
4- در قسمت تنظيم دسترسي افراد، افراد مورد نظر براي دسترسي به هر فرم و نوع دسترسي آنها را مشخص كنيد.
5- نشاني دسترسي به فرمها (misu.php براي كاربران عادي و mism.php براي مديران) را در صفحات خود معرفي كنيد.
براي ايجاد و استفاده از اين سيستم، ابزارهاي متعددي در برنامه تعبيه شده است كه در ادامه با آنها آشنا ميشويد.
- مديريت كاربرگها (فرمها)
- مديريت فرآيندها
- مديران نظام اطلاعاتي
- تنظيم دسترسي افراد
- گزارشگيري
- ارسال پيغام به كاربران
- ارسال پست الكترونيك
براي افزودن كاربرگهاي سازمان متبوع خود به برنامه يا تغيير مشخصات كاربرگهاي موجود ميتوانيد از اين بخش استفاده كنيد. كاربرگهاي به بخشهايي تقسيم ميشوند كه هر كدام از بخشها نيز ميتوانند حاوي پرسشهايي باشند. انواع پاسخهاي را كه ميتوان در هنگام افزودن پرسشها در نظر گرفت عبارتند از:
- متن كوتاه يك خطي
- متن بلند چند خطي
- انتخاب يك گزينه از بين چند گزينه
- انتخاب چند گزينه از بين چند گزينه
- فراگذاري فايل از سوي پركننده
- فرم پاسخهاي جدولي (چند رديف و چند ستون)
- تاريخ شمسي
- تاريخ ميلادي
تنظيمات متعددي براي كل پرسشها و نيز براي هر نوع پرسش ويژه وجود دارد كه در بخش ايجاد پرسش جديد يا در قسمت بخشهاي كاربرگها قابل مشاهده هستند.
براي دستهبندي و مرتبسازي كاربرگها ميتوان از بخش مديريت فرآيندها استفاده كرد. براي اينكار تنها كافي است كد مربوط به فرمها را به ترتيب دلخواه در كادرهاي مربوطه وارد كنيد. فرآيندهاي ايجاد شده در اين بخش در صفحه ويژه مسئولان يكتا ( mism.php ) و صفحه ويژه كاربران يكتا ( misu.php ) ظاهر خواهند شد و با انتخاب هر فرآيند، كاربرگهاي موجود در آن نمايش داده خواهند شد.
شما با استفاده از اين بخش مديران نظام اطلاعاتي را از بين كاربران عادي به برنامه معرفي كنيد. چنانچه كاربر مورد نظر در برنامه ثبت نشده است، ابتدا با استفاده از بخش مديريت كاربران فرد مورد نظر ار در برنامه عضو كنيد.
با استفاده از اين بخش ميتوانيد ويژگيهاي دسترسي افراد به كاربرگها و فرآيندها را تنظيم كنيد. دسترسي افراد در سه سطح كاربران عمومي (ثبت نشده در برنامه)، كاربران ثبت شده و مسئولان دستهبندي شده است كه ميتوان براي هركدام و براي هريك از فرمها به نحو دلخواه دسترسي را تنظيم كرد.
بخش گزارشگيري براي ايجاد گزارش سفارشي از پاسخهاي وارد شده در كاربرگها كاربرد دارد. گزارشهاي ايجاد شده را ميتوان به صورت دلخواه سفارشي نمود و با عنوان مشخصي در برنامه نگهداري كرد.
براي پرهيز از بروز مشكل در استفاده از سيستم MIS به موارد زير توجه كنيد:
- همانطور كه در راهنماي MIS توضيح داده شده است، محل دسترسي كاربران به فرمها صفحه misu.php است و كاربران بايد از طريق اين صفحه يا لينك فرمهاي فهرست شده در آن به فرمها دسترسي داشته باشند. توجه نماييد كه كپي كردن نشاني از قسمت مشاهده ويژه مدير برنامه باعث عدم دسترسي صحيح كاربران خواهد شد.
- مديران نظام مديريت اطلاعاتي از بين كاربران عضو شده در پايگاه انتخاب خواهند شد و در صفحه mism.php به نتايج فرمها دسترسي خواهند داشت.
- در بخش ايجاد دسترسي كاربران براي پر كردن فرمها حتما عبارت مشاهده فرم را نيز انتخاب نماييد.
- براي ايجاد امكان مشاهده نتايج توسط مديران سيستم MIS ، فرمها بايد از طريق فرآيند مربوطه پر شوند نه از طرف مدير سايت.